Типография Аврора-Принт более 10 лет успешно трудится в полиграфическом бизнесе и специализируется на бумажных пакетах и календарях. Изготовление этих видов продукции включает в себя, кроме печати, обширную послепечатную обработку: ламинирование, тиснение, конгрев, вырубку, склейку, сверление, вставку люверсов, привязку шнура, резку, листоподбор, навивку спирали, установку курсоров и т.д. При таком количестве операций и постоянно увеличивающемся объеме заказов контролировать процессы вручную стало проблематично. Это было одной из причин, по которой Аврора-Принт решила внедрять АСУП. Другими причинами явились: сокращение времени регистрации и выполнения заказов, уход от ручного расчета зарплат, ведение объективного складского учета материалов и готовой продукции.

Расчеты заказов. До внедрения Принт-Эксперт все расчеты делались на основе множества прайсов, представленных таблицами в экселе. Также в экселе производилась регистрация заказов и их выполнение.

По пакетам существовало 12 прайсов, соответствующих форматам пакетов и виду печати, в которых были расписаны стоимости всех возможных операций. Чтобы дать конечную цену, менеджеру необходимо было выбрать нужные операции и сложить все стоимости. Также были еще различные наценки в зависимости от сезона, срочности выполнения, вида бумаги и т.д. Нам была поставлена задача автоматизировать расчет цены. Для этого первое, что мы сделали – это внесли в базу все имеющиеся штампы, которых оказалось более 350. Немного доработав шаблон, нам удалось описать все характеристики каждого штампа, чтобы в дальнейшем их использовать в расчетах.

Далее был сделан новый механизм, при помощи которого по основным размерам пакета (ширине, высоте и глубине) программа сама выбирала имеющийся штамп из базы или, если штампа не было, предлагала наиболее оптимальный формат пакета и печатного листа. Также появилась еще одна важная доработка — возможность к расчету прикреплять изображение макета. И, в конечном итоге, был реализован автоматический расчет цены заказа при простом выборе различного набора операций (установка «галки» в нужных окнах), причем выбор постоянно повторяющихся операций сделан «по умолчанию».

Серьезным достижением стало то, что расчет всех пакетов выполняется в рамках одного универсального шаблона. Менеджер, переключая параметры расчета, тут же может рассчитать стоимость в различных вариантах исполнения (офсетная печать или шелкография, типы красок, ламинация, тиснение..) Надо сказать, что у Авроры-принт уже были попытки внедрения другой программы, где не была решена эта проблема.

По календарям тоже было сделано несколько новых механизмов специально для Авроры: автоматическая оптимальная «раскладка» постера и подложки на одном или нескольких печатных листах, а также проверка соответствия размеров календаря с размерами готовых блоков. Расчет календарей (квартальных на 3 пружинах, квартальных на 1 пружине, настенных, домиков) также реализован одним универсальным шаблоном.

В остальных видах продукции, таких как листовки, брошюры и журналы расчеты производятся по стандартной схеме, которая уже была заложена в программе.

Таким образом, все разрозненные таблицы прайсов Авроры мы собрали в единый связный механизм, который не только сохранил прошлые наработки, но и добавил новые возможности. Теперь при определении цены заказа используются методы расчетов по прайсам, по себестоимости, а также смешанные варианты. Процесс расчета стал существенно проще и понятнее, что позволяет новым менеджерам гораздо проще встраиваться в структуру организации. Также появилась возможность контролировать ценообразование, ведь до этого понять конечную цену, объявленную менеджером, было затруднительно.

Расчет зарплат. Одной из основных проблем руководства типографии до внедрения Принт-Эксперт был расчет комиссий менеджеров и зарплат работников, т.к. для каждого специалиста была своя система, отличная от других. Создание единой базы с внесенными в неё всеми заказами позволило автоматически получать данные по каждому работнику в различных разрезах: по каждому заказу, за выбранный период, а также отслеживать выплаты.

Производство. Как выше было сказано, Аврора-принт является предприятием с обширной послепечатной обработкой, где очень важна своевременная и точная передача информации по заказу от одной операции к другой. Ранее сделанный в Принт-Эксперт механизм прохождения заявки в производстве без существенных изменений позволил сразу же в режиме «онлайн» отслеживать каждый этап изготовления продукции. При установке у заявки статуса «в работу» автоматически формируется техкарта, которую проверяет технолог, и, если всё правильно, устанавливает у неё статус «в цехе», тем самым отправляя заказ непосредственно в производство. Заявка с полным перечнем работ по ней появляется в очереди операций. Дальше заявка вносится в смены по всем выполняемым операциям. Каждая следующая операция отмечается на рабочих местах после выполнения предыдущей. В результате на предприятии появилась полная прозрачность.

Склад. До внедрения Принт-Эксперт материалы в Аврора-принт учитывались непосредственно в тех подразделениях, где они использовались. В связи с расширением производства и увеличением числа заказов такой складской учет стал неприемлем, и существующие в Принт-Эксперт инструменты списания материалов и учета готовой продукции пригодились и на этом предприятии. Правда и в этом блоке были некоторые доработки, которые были сделаны для удобства конкретных пользователей программы: автоматическая отправка электронного письма клиенту при отметке готовности продукции, сделаны механизмы автоматического пересчета одних учетных единиц в другие.

На данный момент в программе:
• полностью отражаются все стадии выполнения заказа с момента его поступления до отгрузки
• ведется клиентская база и планируются контакты с клиентами
• на производстве формируются смены по всем операциям и регистрируются фактические затраты на выполнение заказа
• ведется складской учет материалов и готовой продукции
• ведется бухгалтерский учет
• ведется расчет комиссии менеджерам и расчет зарплат цеховым рабочим

Внедрение заняло 10 месяцев. Хотелось бы заметить, что в процессе внедрения пригодились и наши знания и наработки, которые позволили усовершенствовать некоторые процессы в типографии.