МАРСЕЛЬ ШАРИФУЛЛИН

Журнал «Полиграфия Петербурга»

В первой части статьи было рассказано о том, как мы пришли к идее автоматизации системы управления своей типографии и выбрали из нескольких решений АСУП программное обеспечение «Принт-эксперт» (ПЭ).

Стартовый этап внедрения прошёл на нашем основном производственном участке всего за два месяца. Мы ввели в программу всю необходимую информацию о нашем предприятии: список клиентов и поставщиков; справочники материалов и технологических операций; список и параметры всего используемого оборудования; количество расходных материалов на складах, а также все другие данные, необходимые для функционирования АСУП.

Запрограммировали алгоритмы расчёта стоимости заказов по всему спектру производимой типографией продукции, чтобы они совпадали с нашими прайс-листами, создали все часто необходимые операции, используемые шаблоны выпускаемой продукции (порядка 20 видов).

За это время сначала два человека, а потом и все остальные сотрудники производственного участка постепенно включились в работу в ПЭ в соответствии со своими ролями и в рамках предоставленных им полномочий и доступа к просмотру и редактированию тех или иных данных.

Менеджеры освоили операции по расчёту стоимости и ввода параметров заказов во встроенной в ПЭ системе CRM, научились ставить заказы в работу.

Операторы ЦПМ и послепечатного оборудования — отмечать выполнение своих работ в очереди технологических операций и списывать фактическое количество используемой бумаги и других расходных материалов со склада на каждый заказ.

Экономист типографии — заказывать и принимать материалы на склады, списывать и перемещать их с одного участка типографии на другой. Причём специально разработанная под нас система бухгалтерского учета материалов позволила грамотно отрабатывать резку бумаги с больших форматов на малые, раскомплектовывать материалы, закупаемые в оптовой фасовке (пружины в коробках или бобинах, тонеры, рулонную бумагу, плёнку для ламинирования, фольгу для тиснения и т. п.), на штучные единицы для удобства списания их под каждый выполняемый в типографии заказ и перемещения их по типографским участкам и складам.

Таким образом, в начале мая весь производственный участок уже работал в программе ПЭ.

Попутно с подключением всех сотрудников производственного участка к ПЭ, разработчик отладил корректную и удобную работу своей программы на самых разных платформах и устройствах. Так, например, менеджеры и дизайнер на производственном участке работают в ПЭ на компьютерах Apple с iOS, операторы-печатники — на PC c MS Windows 10, ваш покорный слуга на ноутбуке с Windows XP, а мастер послепечатного цеха вообще на планшете Asus c ОС Android. Впрочем, доступ к АСУП может быть осуществлен и на любом смартфоне. Просто с него полноценно вводить данные при работе в ПЭ проблематично, да и глаза можно сломать на маленьком экране, поэтому мы решили отказаться от такой экзотики.

Третий месяц внедрения

Третий месяц ушёл на отладку системы автоматического списания всех расходных материалов и быстро изнашиваемых запчастей под конкретные заказы. Был внедрён алгоритм нормирования и учёта себестоимости не только бумаги (что было реализовано ещё в апреле), но и по всем другим расходным материалам: тонерам ЦПМ, плёнкам для ламинации, обложкам Unibind и Metalbind, скрепкам и скобам, формируемым из проволоки в бобинах, металлическим и пластиковым пружинам, фольге для тиснения, клише, вырубным штампам и другим материалам.

Некоторое время пришлось повозиться с ризографией, чтобы учесть не только чернила, но и корректный расход мастер-плёнки в зависимости от формата печати, а также затраты на распечатку оригинал макета на принтере или ЦПМ (наши дупликаторы не имеют компьютерного интерфейса, поэтому первый оттиск для них печатается отдельно).

Был создан механизм фиксации в ПЭ замены запчастей и расходных материалов под конкретное оборудование (с параллельным списанием со склада), а также сервисного обслуживания оборудования.

Теперь сотрудник типографии или наладчик мог отмечать замену каждой детали в АСУП с фиксацией времени и показаний счётчика машины. Это создало предпосылки для автоматического учёта стоимости запчастей и сервиса на себестоимости выполняемых заказов, а также сбор аналитической информации для оценки работы оборудования и сервисных фирм. Были окончательно уточнены расчёты самых сложных видов продукции с использованием отделочной техники и аутсорсинговых операций.

В мае-июне также был отлажена процедура экспорта из ПЭ всевозможных отчётов и другой бумажной документации в формате MS Word и Excel: стандартных требований-накладных на покупку, перемещение или списание материалов и товаров; заявок клиентов со всеми заполненными данными для визирования руководства; технологической карты заказа, путешествующей с полуфабрикатами по всем цехам типографии до выполнения заказа; красивых этикеток для упаковок с готовой продукцией; счетов, калькуляций для заказчиков и т. п. Все эти документы имели стандартный, утверждённый госорганами, вид и автоматически распечатывались с заполнением всех полей нажатием кнопки в ПЭ.

Мы ещё раз порадовались выбору своего разработчика, который за считаные дни настраивал в АСУП экспорт всех этих документов по предоставленным шаблонам и создавал соответствующие новые пункты в меню программы. Именно в этом и есть одно из главных преимуществ программы «Принт-эксперт», отличающейся от конкурентов индивидуальной настройкой и внедрением.

Не хочу даже представлять, что бы было с нашими требованиями при покупке готового коробочного продукта или какой-либо из рекламируемых АСУП с набором галочек для индивидуальной настройки пользователями. Даже если в той программе будет 200 таких галочек, то, во-первых, поди в них разберись самостоятельно (и не плати за каждую консультацию разработчику на почасовой основе), а во-вторых, по закону подлости обязательно потребуется какая-либо функция, не прописанная заранее в этой программе, и пользователю придётся месяцами ждать создания под него 201-й кнопки или оплачивать эту работу по тройному тарифу.

Экспорт материального отчёта

Наиболее трудоёмким и затратным по времени для нас оказался экспорт материального бухгалтерского отчёта из ПЭ. Вместо планируемого месяца его настройка заняла у нас более двух месяцев. В процессе его внедрения нам пришлось трижды перезапускать учёт материалов в АСУП типографии, вводить остатки материалов на склады в ПЭ по состоянию на 1 апреля и 1 мая, а также корректировать вручную данные по складу на 1 июня. Причин тому оказалось несколько.

Во-первых, исключительная сложность требуемого нам отчёта. Вот лишь укрупнённый перечень задач, которые предстояло решить разработчикам ПЭ в процессе экспорта нашего бухгалтерского документа:

• Использовать учётные артикулы материалов, назначенные бухгалтерией с ошибками (различающими для одного и того же материала в разных партиях или дублируемыми на разных товарах). Конечно, со временем по мере расходования материалов эти ошибки исчезнут, а новые закупаемые товары мы будем вводить только с корректными артикулами. Но сейчас, пока склад содержит товары со старыми артикулами, нам от этого не легче.
• Не все материалы отражаются в отчёте корректно. Например, цветные тонеры для ЦПМ или картриджи для широкоформатного плоттера числятся там как единая «цветная краска», без разделения на конкретные цвета красителей. У нас же в АСУП разумеется всё вносилось и учитывалось отдельно для каждого цвета. Поэтому разработчику пришлось создать механизм слияния нескольких материалов, заведённых в ПЭ индивидуально, в один общий «материал по бухучёту», чтобы не исказить существующую отчётность. Причём это слияние и разделение должно было происходить автоматически без участия человека. Со временем, когда будет израсходован весь складской запас условного «цветного» материала, мы также уйдём от этой неопределённости и будем всё проводить и по бухгалтерии только в конкретных товарных позициях.
• Реально используемым в типографии материалам необходимо сопоставить учётные материалы, поставляемые в оптовых единицах. Например, по бухгалтерии необходимо точно отслеживать судьбу бумаги в большом формате 64х90 см, хотя она была в реальности порезана и использовалась в форматах А4, А3 и SRA3, фольгу для тиснения или плёнку для ламинирования — в рулонах, хотя на заказы она списывается в квадратных и погонных метрах. В отчёты надо было включать такие материалы в полных оптовых единицах с необходимым округлением до целых значений. Причём программа должна была постоянно учитывать реальное количество материала и не накапливать ошибки из-за таких округлений в последующих материальных отчётах.
• Все списания материалов в отчёте следует выводить не по каждому заказу (иначе отчёт грозится разрастись до невообразимых размеров), а выводить сгруппированными на три категории (бюджетные, внебюджетные и коммерческие), в каждой из которых заказы собирать в пять групп по видам продукции (визитки, листовая, многополосная, блокноты на пружине, широкоформатная продукция). Таким образом, по вертикали отчёт должен содержать 15 строчек, в первой колонке которых выводился через запятую список номеров заказов, подпадающих под вышеприведённую классификацию.
• В отчёт должны включаться заказы, удовлетворяющие ряду специфических требований типографии. Некоторые заказы, фактически выполненные в данном месяце, не должны попадать в материальный отчёт, пока заказчик не предоставит в типографии визированные у руководства бумажные заявки на них (т. е. списание по таким заказам производится спустя месяцы после фактического расхода материалов). Или же, наоборот, некоторые заказы должны отмечаться в материальном отчёте заранее в виде резерва на будущее (это касается работ, оплаченных и готовых к выполнению, но отложенных из-за утверждения макетов и т. п.). АСУП должна иметь все необходимые механизмы для отражения и работы с такими случаями.
• Материальный отчёт должен быть сформирован автоматически в файле Excel в устоявшейся в ВШЭ форме с необходимой группировкой и раскраской ячеек. По горизонтали отчёт содержал все числящие в типографии учётные материалы, сгруппированные и раскрашенные в определённые цвета по видам (бумага, тонеры, проволока, обложки и т. п.), а по вертикали вышеназванные группы заказов, на которые списывались эти материалы в течение месяца.

Несмотря на такие сложности, необходимый нам экспорт разработчики отладили для нас через две-три недели, и мы в тестовом режиме начали проверять работу типографии в ПЭ за апрель.

Были введены в ПЭ точные остатки материалов на склад на 1 апреля и проведены задним числом через систему все заказы со списаниями, выполненные в этом месяце. Как ни странно, в итоге ничего не сошлось, но зато мы получили богатую информацию для отладки работы различных алгоритмов программы и расчёта списания материалов на заказы.

Увидели много видов ошибок, которые совершает персонал, отмечая выбор и расход материалов на конкретные заказы. В итоге, выправив все выявленные ошибки, мы уже не стали терять время на отладку сданного в апреле отчёта, а просто перезагрузили программу.

То есть заново ввели все остатки материалов уже на 1 мая и начали отчёт списаний с этой даты. Снова корректно перепроверили все заказы и получили на выходе материальный отчёт, хоть и не отразивший точно на 100% остатки материалов на складе в конце мая, но подошедший уже близко к реальности.

Проанализировав ситуацию, мы установили, что причинами оставшихся расхождений является недисциплинированность сотрудников, вводящих данные по расходу материалов на текущих рабочих операциях, отсутствии учёта материалов, расходуемых при сервисных работах сторонними инженерами, особенностями резки бумаги 64×90 см в одних случаях на девять листов А4, а в других — на четыре листа А3 (т. е. всего на восемь условных листов А4).

В итоге были окончательно отшлифованы алгоритмы программы АСУП, ещё раз доведена до персонала необходимость точного и полного ввода данных в ПЭ и внесена корректировка материалов под фактическое их наличие на складах на 1 июня. Надеемся, что теперь июньский материальный отчёт всё-таки отразит действительное положение вещей в типографии.

В любом случае мы рано или поздно добьёмся точного отражения всех движений материалов в типографском процессе.

Процедура создания экспорта материального отчёта заняла в статье много места не только потому, что она оказалась такой трудоёмкой и затратной по времени, просто автор захотел похвастаться проделанной работой. В процессе её реализации АСУП наглядно продемонстрировала свою полезность, выявив все имевшиеся ошибки в товарном учёте и негативное влияние человеческого фактора на жизнедеятельность типографии.

Параллельно с механизмом получением материального отчёта в один клик компьютерной мыши (вместо нескольких дней расчёта данных в таблице Excel), мы поправили многие организационные процессы в типографии, заставили сотрудников учитывать и корректно отражать расход материалов на заказы, увидели скрытые места потерь материалов и минимизировали их.

Также мы увидели недостатки прежней формы отчётности и подготовили аргументированные предложения для изменения шаблонов документов для центральной бухгалтерии вуза. И мы уверены, что внедрение АСУП принесёт ещё много таких полезных сюрпризов и в итоге сделает всю работу типографии прозрачной, предсказуемой и легко управляемой.

Внедрение АСУП на других участках типографии и планы на будущее

В середине июня, с небольшим отставанием от графика, началось постепенное внедрение АСУП на копировально-множительных участках типографии, расположенных в других десяти зданиях НИУ ВШЭ.

Предварительно потребовалась индивидуальная настройка программы под особенности каждого участка. Даже ценообразование копировально-множительных операций проводилось по своим алгоритмам, так как в небольших цифровых печатных машинах, которыми были оснащены удалённые участки типографии, использовалась в основном печать на бумаге формата А4, в то время как на производственном участке с большими ЦПМ все листы загружались, как правило, только в формата SRA3 или А3).

Пришлось также создать индивидуальные шаблоны заказов для каждого участка, так как они все имели разный набор оборудования и соответственно ассортимент выпускаемой печатной продукции. Разработчики ПЭ создали разграничение доступа сотрудников к ПЭ на разных участках таким образом, чтобы они видели только необходимую им для работы информацию (без загромождения экранов компьютеров лишними данными с других участков), и в то же время при необходимости могли грамотно взаимодействовать друг с другом.

В итоге сейчас любой заказ может быть принят в работу на одном участке типографии, выполнен на другом, а готовая продукция — отгружена заказчику уже на третьем участке типографии. Это решается открытием доступа сотрудников на конкретные заказы администраторами АСУП, которыми являются все руководители типографии. Единая система CRM позволяет всем менеджерам типографии быть в курсе истории контактов и проблем, созданных конкретными заказчиками на любых её участках, что позволяет не повторять ошибки при работе с данным клиентом. Хотя, конечно, такой доступ у сотрудников может быть легко отключён администраторами ПЭ, если это расходится с установленной политикой взаимоотношений менеджеров и клиентов типографии.

На момент написания этой статьи (24.06.2016) происходит активный процесс внедрение программы ПЭ на пяти копировально-множительных участках, остальные ждут своей очереди. Из-за летних отпусков сотрудников мы планируем завершить полное внедрение АСУП на всех участках типографии не торопясь, до середины августа.

В завершении статьи поделимся нашими планами на ближайшее будущее. Мы надеемся получить разрешение от руководства НИУ ВШЭ на право оказывать платные услуги студентам и сотрудникам вуза и оформить (а это небыстрый процесс в любой госорганизации) все соответствующие документы в августе.

В связи с этим, уже к началу учебного года, к сентябрю, нам необходимо полностью настроить все типографские процессы для работы с коммерческими заказами, начиная от организационных моментов (обучить персонал, отладить оформление необходимой бумажной и финансовой документации и отчётности) и завершая корректировкой ценообразования под рыночные условия и создания нового сайта с возможностью онлайн-приёма и оплаты полиграфических заказов.

Причём часть работ в этом направлении мы, совместно с разработчиками ПЭ, уже начали делать. В частности, создан веб-конструктор макетов для простой листовой продукции: визитных карточек, листовок и т. п. Желающие могут его посмотреть на сайте разработчика «Принт-эксперт».

Конечно, внедрить технологию web-to-print в такой сжатый срок невозможно, но начать процесс и активно по нему продвинуться вполне реально.

Так что впереди у нас ещё много интересной и сложной работы. И если мои публикации ещё не начкучили, то этот цикл будет продолжен как минимум ещё одной статьей, где мы надеемся похвастаться полным внедрением АСУП в отдельно взятой типографии НИУ ВШЭ и интеграцией её в корпоративный портал нашего вуза.

Планы у нас огромные, возможно, мы также интегрируем ПЭ с учётными бухгалтерскими системами НИУ ВШЭ, если, конечно, это нам разрешит сделать планово-финансовое управление университета. По крайней мере, со стороны разработчиков ПЭ проблем с этим нет.

Всем, кому интересна тема внедрения АСУП в полиграфическое предприятие, предлагаю наладить интерактивное общение, задавать свои вопросы мне напрямую или через редакцию журнала. Процесс внедрения АСУП не так страшен и дорогостоящ, как кажется поначалу, и успех здесь достижим за вполне разумные вложения времени и денег.