МАРСЕЛЬ ШАРИФУЛЛИН

Полиграфия Петербурга

25 января я, наконец, освободился и сразу же погрузился в кипучую деятельность. В последние месяцы заключения я по мере возможности изучал всё, касающееся автоматизации работы цифровых типографий и внедрению технологии web to print (WTP). Пригодились и полулегальные телефоны, и изучение иностранного языка — наиболее ценные сведения можно было найти только в англоязычном Интернете… Заранее был выработан примерный план развития типографии НИУ ВШЭ на ближайшее время, основанный на внутренних организационных преобразованиях и максимальной автоматизации рабочих процессов.

Узловой частью такой реформы был грамотный выбор программного обеспечения для АСУП и WTP, адаптация его под действующее производство и внедрения в работу конкретного предприятия. Не было сомнений, что это принесет результат. Одно только облегчение и ускорение взаимодействия с заказчиками – многочисленными подразделениями вуза, разбросанного территориально по всей Москве, и оптимизированная организация прохождения заказов внутри предприятия, должны увеличить эффективность типографии на десятки процентов. А если добавить сюда возможность организации платной печати для студентов и сторонних организаций, то типография ВШЭ может выйти на полную самоокупаемость.

Выбор программного обеспечения

Для начала, я решил ознакомиться с тем, как работают другие типографии. Пользуясь внезапно нахлынувшей популярностью среди полиграфистов в первый месяц после освобождения, мне удалось посетить много известных цифровых типографий Москвы («I print it», «Каскон», «МДМ-принт», «М-Сити», Onebook, «Мива-принт», «МБ-принт», Netprint, «Формула Цвета», «Вишнёвый пирог», «ИРМ-1», «Технология рекламы», «Буки-Веди», «Группа Т8», «АртСтиль», «Линия График», «Ситипринт») и пообщаться с их руководителями. Все эти типографии чувствуют себя неплохо в нынешнее кризисное время, а внедренные АСУП и другие программные решения во многих случаях являются одним из главных факторов достигнутого ими успеха. В этот короткий период мне также довелось пообщаться об автоматизации также с представителями фирм-поставщиков оборудования «Нисса», Canon, Konica Minolta, Ricoh, Heidelberg и «Терра Принт», и посетить несколько полиграфических мероприятий с большим количеством участников: бизнес-семинар НР и «Нисса», презентацию Heidelberg и Ricoh в «Формуле Цвета», презентацию в типографии «Ситипринт», семинары компаний KonicaMinolta и Ricoh для вузовских типографий.

Я отметил, что большинство типографий используют свои собственные разработки, написанные либо с нуля, либо усовершенствованные на базе стандартных предложений рынка. Из решений SaaS (софт как сервис), мне больше всего понравились функционал и практика использования облачного ПО томской компании Pixlpark в типографии «МДМ принт» и WTP собственной разработки в типографии I print it, также предлагаемое клиентам в аренду.
Подобное использование ПО не требует больших вложений для старта, и оплачивается пропорционально количеству обработанных заказов и заработанных денег. Недостатками же этих решений на данный момент считаю отсутствие в них полноценных модулей MIS (АСУП).

Из прочих решений хочу отметить самописные платформы WTP и АСУП типографий «ИРМ-1», Netprint, Onebook, «Формула цвета» и «Группа Т8». Также мне заочно понравилась петербургская типография «Группа М», организовавшая сбор заказов на сборные тиражи через интернет. В результате использования своего ПО, они смогли полностью загрузить заказами малотиражной и малоформатной продукции (визитки, буклеты и т. п.) три свои полуформатные четырехкрасочные машины Speedmaster XL75.

В большинстве типографий работы над созданием WTP платформ не завершены, но активно продолжаются. Полностью работающее решение увидел только в «ИРМ-1» и Iprinit.ru. В то же время автоматизированные системы управления производством внедрены почти у всех. Что меня сильно порадовало. Не даром, видимо, были потрачены мои усилия по продвижению автоматизации до моего ареста. Среди таких АСУП отметил «Аплер» в OneBook, A-System от «Моноритма» в «М-Сити», «Умные Цифры» в «МДМ принт». Другие типографии не назвали производителя своего ПО или использовали самописные решения АСУП.

В итоге такого массированного сбора и обработки информации, я пришел к выводу, что грамотная автоматизация типографии должна начинаться с внедрения АСУП (MIS), способной нормализовать ценообразование и оптимизировать рабочий поток на предприятии. Конечно лучший вариант, когда единое ПО может совмещать такие функции с фронт-офисом WTP, но это, как правило, либо очень дорогостоящие решения, либо собственные разработки типографий, создаваемые в течение многих лет.

Ожидание доступных программных комплексов АСУП-WTP может растянутся надолго, поэтому было выбрано решение внедрять вышеназванные продукты по отдельности, и затем связать их в единый программный комплекс. В конце февраля, после изучения набранного материала, был окончательно выбран АСУП Print-Expert (ПЭ), который должен был связать воедино все участки типографии НИУ ВШЭ, расположенные на 11 площадках в Москве и автоматизировать ведение клиентской базы, расчёта заказов, расчёт себестоимости, ведение склада, закупку материалов у поставщиков и оплату заказчиков за печатную продукцию и всю управленческую деятельность в типографии. На полную разработку и внедрение продукта было отведено 6 месяцев, а работать система должна была начать уже через 2-3 месяца. Выбор АСУП был обусловлен функциональными возможностями и уверенностью в способностях разработчика ПЭ – Сергея Пенова – адаптировать его под нужды цифровой типографии ВШЭ и выдержать жёсткие сроки внедрения, в чём я убедился ранее по инсталляциям PrintExpert в типографиях МГУ, «Вива-Стар» и «Аврора-принт».

С WTP решением пока определённости нет, но выбор будет сделан до конца лета. Соответственно, WTP кроме функционала и доступной цены, должна уметь работать в связке с ПЭ, экспортировать и импортировать свои данные через API в каком-либо формате.

Начало внедрения АСУП в типографии НИУ ВШЭ

Договор с ПЭ был составлен в последних числах февраля и процесс пошел. Сергей начал готовить свое ПО под потребности типографии, а я занялся сервером и локальной сетью между рабочими местами типографии. Установка нового сервера и прокладка локальной сети внутри типографских участков потребовали много времени и средств, поэтому мы пошли другим путем: арендовали виртуальный выделенный сервер со всем необходимым софтом всего за 5000 рублей в месяц. Перенос отлаженного ПО на собственный сервер НИУ ВШЭ без остановки его работы можно будет сделать в будущем, когда позволят условия. Плюсом виртуального сервера явилось мгновенное начало использования АСУП через имеющийся в НИУ ВШЭ доступ wi-fi к Интернет на любом участке типографии (а также дома у ключевых сотрудников). Как показала практика, ПЭ неприхотлив к ресурсам и все сотрудники могли одновременно работать даже при скромной скорости доступа к Интернет от 30 Кбит/сек.

К мартовским праздникам стартовая версия программы ПЭ была готова, началось её внедрение и подгонка на рабочем месте менеджера по приему заказов. За пару недель мы познакомились с интерфейсом программы, попутно поправив его с помощью разработчиков под наши пожелания, и ввели необходимые данные в программу: список клиентов и поставщиков; справочники материалов и технологических операций; расписали все виды и модели используемого оборудования, параметры каждой машиной и рабочие процессы, связанные с ней; ввели и классифицировали все расходные материалы и быстроизнашиваемые запчасти, проходящие по складу; а также другие данные типографии, необходимые для функционирования ПЭ.

Не обошлось и без сложностей. Например, каждый товар, кроме марки и кода производителя, должен был обладать еще и придуманным внутренним артикулом, используемым в системе бухгалтерского учета ВШЭ. Эти артикулы нельзя было менять, и они иногда были разными на одинаковых материалах или едиными для совершенно разных товаров. Спасибо разработчикам ПЭ, которые спокойно восприняли наши нелогичные требования и запрограммировали все необходимые алгоритмы, чтобы любые экспортируемые из ПЭ отчеты не отличались от старых отчетов, составляемых нами прежде в Excel. Они также ускорили самые трудные операции: помогли автоматически импортировать в ПЭ существующие базы данных клиентов и складских запасов из наших учетных таблиц.

Параллельно все это время разработчики ПЭ совместно с Екатериной Суетиной, главным движителем типографии НИУ ВШЭ, реализовывали алгоритмы расчета стоимости заказов по всему спектру производимой типографией продукции таким образом, чтобы их результат ничем не отличался от наших прайс-листов. В результате, любой расчет цены, сделанный автоматически в ПЭ, стал полностью совпадать с нашими прежними расчетами, выполняемыми нами с помощью макросов в таблице Excel. Причем, мы понимали что ПЭ позволяет реализовать самое прогрессивное ценообразование (себестоимость продукции плюс добавленная стоиимость, рыночный прайсовый принцип или комбинация этих методов), но оставить цены типографии НИУ ВШЭ — было наше принципиальное решение. На первом этапе внедрения важнее всего, чтобы менеджеры были уверены в точности новой системы и не видели расхождений, перепроверяя расчет по старинке в Excel или калькуляторе. Тогда процесс внедрения должен ускориться. Привыкнув получать цену мгновенно, без раскладки изображения на листы и выбора нужных формул расчета и скидок в зависимости от тиража (ПЭ делает это автоматически), менеджер вскоре откажется от старых методов и станет приверженцем автоматизации. А собственно само ценообразование можно привести в порядок на следующем этапе, когда все сотрудники на 100% начнут работать в АСУП.

Кроме отладки расчетов, Екатерина составила и внесла в АСУП все основные шаблоны выпускаемой продукции (благо удобный интерфейс программы позволял быстро реализовывать любые технологические изыски менеджера) и совместно с консультантами ПЭ освоила приемы работы в ней. В итоге, на сегодняшний день, всего через один месяц после начала внедрения АСУП, мы с Екатериной освоили все операции по расчету стоимости и фиксации заказа во встроенной в ПЭ системе CRM, научились ставить заказы в работу, выстраивать очереди технологических операций, списывать фактическое количество используемой бумаги со склада на каждый заказ.

Также мы освоили основные процедуры управлением складами. Причем, не только непосредственную коррекцию складских остатков (без чего не обойтись при старте АСУП и будущих инвентаризациях), а также приходование расходных материалов естественным способом: через оформление заказа на закупку, фиксацию счетов поставщиков, ввод цен в валюте и их пересчет, прохождение оплаты, ввода информации о приходных накладных, артикулах и свойствах товаров и т. п. Параллельно все эти механизмы были адаптированы под условия НИУ ВШЭ.

Сергей Пенов в режиме реального времени настраивал ПЭ под все наши нестандартные требования. Под хитрости бухучета и перемещение всей бумаги со склада на склад в формате SRA3, хотя по факту мы закупали её в листах 640×900 мм, и перемещали на копировально-множительные участки типографии в другие здания ВШЭ в формате А4. Разработал систему учета резки бумаги на складе и автоматического приходования-расходования в ПЭ изменяемых форматов; научил АСУП «работать» на плоттере (с его рулонной бумагой, спусками полос на широкий формат и своеобразным ценообразованием); запрограммировал придуманный нами способ нумерации заказов с префиксами для каждого участка типографии и ввёл новую систему фильтрацию заказов по внутренним категориям ВШЭ (бюджетные, внебюджетные, со стороны); научил программу выполнять заказы (с фиксацией всех рабочих параметров и материалов), но не закрывать и не экспортировать их в ежемесячные отчёты, пока не будет зафиксирована в системе бумажная заявка от заказчика с подписями руководителей подразделений ВШЭ; закрывать работу по документам в необходимый заказчику период, резервируя смены, оборудование и материалы для ее выполнение в будущем. То есть оперативно подстроил ПЭ под все существующие условия, в которых сейчас вынуждена работать типография НИУ ВШЭ.

Сейчас мы уже начали регистрировать в системе все текущие заказы на нашем производственном участке. На следующий месяц мы ставим целью окончательно отладить процедуру списания на текущие заказы всех расходных материалов, не только бумаги как сейчас, но и тонеров, запчастей на ЦПМ, скрепок, клея, клише и фольги для тиснения, штампов для вырубки, пленки для ламинации, пружины для скрепления, переплетов и другого. Параллельно должна рассчитываться фактическая себестоимость заказов с учетом этих потраченных материалов. Далее нужно будет определиться с управлением рабочих операций типографии, автоматической выпиской технологических карт заказов, управлением очереди рабочих операций и составлением смен на каждую единицу оборудования или сотрудника. Причем здесь вопрос не только технический, но и организационный: надо решить кому из сотрудников что доверить и какой уровень доступа дать в системе. До конца апреля планируется также разработать все специфические отчеты, требующиеся типографии НИУ ВШЭ для взаимодействия с Центральной бухгалтерией и Планово-финансовым Управлением вуза. ПЭ должна научиться экспортировать в формат Excel и Word разнообразные документы, счета, заявки на работы, отгрузочную документацию, ежемесячные и ежеквартальные отсчеты о финансовых показателях, списаниях и перемещениях расходных материалов и других товарно-материальных ценностей типографии и т.п. Причём, все эти документы визуально не должны отличаться от прежних документов, заполняемых нами на бланках вручную.

Параллельно в апреле-мае совместно с разработчиками ПЭ мы будем постепенно вводить новый функционал в программу, и внедрять АСУП на копировально-множительных участках типографии, расположенных в других десяти зданиях НИУ ВШЭ. Там также потребуется много труда, индивидуальная настройка интерфейсов и возможностей программы под особенности каждого участка. После этого, удостоверившись, что всё работает правильно, мы с Екатериной планируем обучить остальных сотрудников работе с ПЭ, делегировав им доступ в рамках их рабочих полномочий. По нашим прогнозам основной производственный участок типографии НИУ ВШЭ должен полностью работать в системе ПЭ к 1 мая, а остальные участки – к началу июня.

В последующем будут отлаживаться шероховатости АСУП и планируется отладить гибкий механизм ценообразования ПЭ в зависимости от клиента (подразделениям НИУ ВШЭ, например, полагается скидка 30%), вида продукции, тиража, менеджера (ПЭ не позволит начинающему менеджеру дать ту же скидку, как руководителю продаж) и других параметров, чтобы мы могли за счёт цены избавляться от нерентабельных заказов или делать их рентабельными на имеющемся наборе оборудования и компетенций сотрудников типографии.

Отработать алгоритмы действий для случаев, когда стоимость заказа по прайс-листу приближается к расчётной себестоимости (на границе офсетных и цифровых технологий печати, например). Необходимо будет настроить работу встроенного месенджера в ПЭ, чтобы сотрудники типографии могли общаться, по касающимся их производственным вопросам, и получать автоматические сообщения о новых событиях, связанных с их деятельностью, не выходя из программы. ПЭ должна будет способна предоставлять руководителям типографии полную информацию для анализа деятельности предприятия, финансовые показатели и рентабельность на разных заказах, новым клиентам, отсчеты по простоям, браку и перерасходу материалов, загрузке и эффективности работы единиц оборудования и конкретных сотрудников, помогать рассчитывать повременную и сдельную зарплату персонала, бонусов менеджерам и многое другое.

О самых интересных моментах этого процесса постараюсь рассказать в следующей статье после полного внедрения АСУП в типографию НИУ ВШЭ. Также планирую рассказать о процессе внедрения технологии web-to-print и стыковки ее с нашей АСУП. Надеюсь, что эта тема будет интересна для полиграфистов. Уверен, что процесс внедрения АСУП не так страшен и дорогостоящ, как кажется поначалу, и что, успех здесь вполне достижим за разумные вложения времени и денег. Как говорят англичане: The devil is not so black as it is painted.

Желающие могут увидеть видеоролик работы ПЭ на сайте разработчика (блок расчетов нашей типографии), или даже посмотреть на программу в действии на моем ноутбуке, если будут в Москве. Буду рад, если помогу решить проблему автоматизации системы управления производством в какой-либо типографии.

Продолжение следует…