ШАРИФУЛЛИН МАРСЕЛЬ, ЗАРЯ ЮЛИЯ, ПЕНОВ СЕРГЕЙ

Журнал «Publish» №10, 2010 год

Содержание:

• Введение
• Что такое АСУП и зачем она нужна?
  • Менеджер
  • Технолог
  • Начальник производства
  • Начальник отдела допечатной подготовки
  • Мастер печатного цеха
  • Мастер пост-пресса
  • Склад
  • Бухгалтерия
  • Руководитель предприятия
• Как внедрить АСУП?
  • Продолжительность проекта
  • Бюджет
  • Сопровождение проекта
  • Успех проекта
• Примеры решений
• Заключение

Введение

Ни для кого не секрет, что скорость жизни постоянно и стремительно растёт. Благодаря техническому прогрессу большими темпами растет и скорость получения и обработки информации. Пришло то время, когда практически все отрасли оснащаются компьютерными системами. Они помогают получать необходимые для каждого работника данные в десятки или даже в сотни раз быстрее, чем раньше; обрабатывать их и передавать далее по цепочке, чтобы в режиме реального времени сиюминутно можно было видеть результат работы всей большой структуры. От этого зачастую зависит успех предприятия и уровень его развития, ведь с каждым днём все актуальней выражение «время — деньги».

Не обошел стороной технический прогресс и полиграфию. Персональные компьютеры перестали быть чем-то диковинным, ими постепенно оснащаются все стадии производства печатной продукции. Сначала обычно в типографиях переоснащаются наиболее развитые в компьютерном плане отделы допечатной подготовки и приема заказов, а ставшие ненужными там компьютеры передаются на другие участки, где начинают использоваться для расчетов, хранения и передачи информации и разных видов учета. Со временем по мере естественного развития типографии на каждом участке появляется какая-то своя система данных в электронном виде (например, учет заказов в Access, планирование работ в Excel, бухгалтерия – в 1С, и так далее). Поначалу это работает и помогает развитию типографии, но на определенном этапе такие разнородные системы могут стать тормозом для дальнейшего роста типографии. И тут возникает необходимость как-то объединить и согласовать между собой все системы данных, чтобы сократить время передачи информации между сотрудниками и отделами, свести к минимуму вероятность ошибок или успеть среагировать до того, как ошибка совершилась, сократить материальные убытки и время «бумажной волокиты».

На этом этапе многие руководители полиграфических предприятий начинают задумываться о создании единой информационной системы типографии, или говоря правильным языком — Автоматизированной Системы Управления Производством, сокращенно АСУП. В последнее время в отраслевых журналах и интернет-сайтах появилось много информации о таких системах. Но разбираться в них легче не стало, так как чаще всего такие материалы носят рекламный характер. В результате, у людей складывается много ошибочных мнений об АСУП. Этой публикацией мы решили донести информацию о таких системах на основе своего опыта работы с одной из них и по возможности сделать это беспристрастно. Для начала перечислим наиболее частые заблуждения о системах автоматизации типографий, с которыми авторам приходилось знакомиться в общении с коллегами.

• Некоторым людям эти системы кажутся очень затратным. Обычно они акцентируют свое внимание лишь на цене продукта и не видят реальных выгод от его использования (или не могут эти выгоды трансформировать в прибыль в привычном, денежном выражении). Привыкнув работать с дармовым нелицензионным софтом, им непонятно как за какую-то программу, которую и потрогать нельзя, можно выкладывать суммы соизмеримые со стоимостью тяжелого полиграфического оборудования. Им проще и спокойнее работать в программе Excel, оснастив ее формулами, макросами и сводными таблицами. Из этой группы, многие готовы автоматизировать свое предприятие, но только в будущем, когда оно вырастет и достигнет какого-то определенного уровня. Либо ратуют за постепенную автоматизацию, ограничиваясь поначалу только калькуляции расчетов, а не общего управления производством.
• Другие, может и были бы согласны расстаться с некоторой суммой денег для наведения порядка на своем предприятии, но считают внедрение АСУП очень сложным и недостижимым процессом. Кстати, на наш взгляд, такая точка зрения близка к истине в том плане, что не все предлагаемые системы реально могут быть внедрены до конца, о чем бодро говорят их разработчики. Почему такие разработчики существуют, спросите вы? А все очень просто: чаще всего разрыв договора на внедрение инициируется руководителем типографии, которому надоедает бесконечно оплачивать услуги внедренцев (например, почасовому принципу) и выслушивать от них о том, какие нерадивые сотрудники работают в его типографии.
• Кое-кто, обычно руководители очень крупных и богатых типографий, думают, что можно заплатить большую сумму денег (чем дороже, тем лучше) за супер-программу, после чего придут опытные внедренцы, инсталлируют ее на компьютеры типографии и все само собой заработает – типография сразу станет автоматизированной. Каково же бывает их удивление, когда через месяцы внедрения, они понимают, что деньги потрачены зря, а комплексного учета и автоматизированного управления нет. Их главная ошибка в том, что АСУП – это не только умная программа, но и психологическая подготовка коллектива, который, как показывает практика, чаще всего против систем автоматизации. Многим людям не хочется быть винтиками в хорошо отлаженной машине, а оставаться незаменимыми специалистами, обладателями уникальных знаний и приемов работ на своих участках. Это тешит их самомнение, и дает им надежду, что их не уволят даже в моменты кризиса на предприятии. А психологию людей может изменить только руководитель (или его доверенный представитель, облаченный необходимыми полномочиями) активным участием в процессе внедрения, а никак не сторонние специалисты, какими бы гениальными они не были.
• А еще есть группа руководителей типографий, обычно это успешные выпускники технических и классических вузов, которым доставляет удовольствие набрать группу программистов и самостоятельно разработать систему автоматизированного управления в меру своего понимания. Как показывает российский опыт, такие типографии продвигаются по пути автоматизации дальше представителей предыдущей группы, но все равно редко достигают конечной цели. Процесс автоматизации постепенно становиться для таких типографии бесконечным. Обновляется штат и оборудование, программисты-разработчики с языками программирования, иногда сами взгляды на автоматизацию в голове создателей, и в результате ни в какой из моментов времени типография так и не получает законченного замкнутого решения, работающего во всех отделах предприятия. Это как длительный ремонт в некоторых квартирах, который можно только начать и затем он идет по кругу. При этом, увлекшись процессом автоматизации, такие руководители не замечают понесенных затрат собственного времени и средств, вложенных в проект (так как затраты обычно растягиваются в течении длительного времени).

Конечно, наверняка не все так плохо, как описано в предыдущих примерах. И рано или поздно некоторым людям волевым решением все же удается успешно автоматизировать свое предприятием и довести начатое по плану внедрение до конца или скорректировать тактику, вовремя почувствовав неладное (например, купив готовую программу после мучений с собственной разработкой, или, наоборот, внедрив в покупную программу свои идеи и разработки). Но таких случаев, по нашим данным, среди российских типографий очень мало, считанные проценты. А большая часть полиграфистов так и не имеет реального представления об АСУП. В частности, это подтвердили опрос и обсуждения темы АСУП на популярном полиграфическом интернет-форуме www.print-forum.ru. Поэтому мы решили на основании собственного опыта автоматизаций типографий рассказать в доступной форме, чем же хороши АСУП и что нужно для их практического внедрения в российские типографии.

Что такое АСУП и зачем она нужна?

АСУП – это автоматизированная система управления предприятием, в которой отражены все основные явления производственной деятельности и которая состоит из ряда автоматизированных рабочих мест (АРМ), где каждый специалист делает свою часть общей работы и отвечает за неё. Единая компьютерная программа регулирует права и обязанности пользователей – то есть при общедоступности информации в системе, не дает возможность пользователям изменять информацию, за которую они не отвечают. Также АСУП осуществляет сбор, обработку и дифференцированное распределение информации, позволяющее каждому сотруднику видеть все процессы, находящиеся в его компетенции и под его контролем. Руководитель же видит полную картину того, что находится в производстве и может оперативно вырабатывать оптимальные решения, прогнозировать и составлять перспективные планы развития предприятия.

Для начала рассмотрим подробнее выгоды, которые АСУП позволяет извлечь каждому участнику производственного процесса в сравнении с их обычными возможностями без использования АСУП (как показали наши дискуссии на популярной полиграфической конференции www.print-forum.ru это требует расшифровки).

Менеджер

Технолог

Начальник производства

Начальник отдела допечатной подготовки

Мастер печатного цеха

Мастер пост-пресса

Склад

Бухгалтерия (что касается данных из производства)

Руководитель предприятия

Из этих таблиц становиться понятно, что АСУП значительно облегчает работу многим сотрудникам типографии и делает для всех прозрачным текущую ситуацию на производстве. Думаю, дополнительных комментариев в пользу того, как «хорошо быть богатым и здоровым» не требуется, поэтому перейдем к рассмотрению следующего вопроса нашей статьи: как же внедрить такую полезную штуку у себя в типографии?

Как внедрить АСУП?

Из вышеприведенных примеров понятно, что автоматизироваться можно разными путями, которые передовые российские типографий выбрали и проверили на своем опыте. Для упрощения, в практической плоскости все можно свести к основному вопросу: на каком инструменте, т.е. программном продукты типографии следует остановиться. Как показывает практика, проверенных и надежных вариантов не так уж и много.

Для начала, все существующие решения можно выделить в две большие группы по способу получения этого инструмента – покупное готовое стороннее решение или разработанное самостоятельно программное обеспечение (ПО). Перечислим все плюсы и минусы каждой из этих групп по различным критериям, которые руководители типографий должны проработать перед принятием решения.

1. Продолжительность проекта

При самостоятельной разработке ответственным сотрудникам — программисту, руководителям, а также другим людям, формирующим задание для программиста (каждый по своей части процесса) — необходимо потратить не менее года, чтобы грамотно прописать и протестировать все типовые операции деятельности типографии — начиная от расчёта заказа, заканчивая формированием отчетов по каждой стадии производственного процесса и отчетов по общей деятельности предприятия. Причем, как показывает наш опыт, год – это еще оптимистичный прогноз, т.к. в условиях непрерывной работы типографии нужно приложить максимум желания и упорства от всех участников процесса, чтобы выделять достаточно времени на этот серьёзный проект. Причем, всем этим людям необходимо быть готовым к тому, что не сразу будет все получаться и что программу нужно создавать с «прицелом» на будущее развитие типографии – изменение парка оборудования, изменение технологического процесса и номенклатуры продукции в связи с этим. Все эти проблемы уже пройдены и решены у разработчиков готовых АСУП.

Что касается продолжительности внедрения, то, скорее всего, оно будет примерно одинаковым, что в первом, что во втором случае. Ведь трудности внедрения АСУП зачастую связаны не с проблемой обучения работы в программе, а с преодолением сопротивления сотрудников, которым психологически тяжело перестроиться на новый лад работы, а порой и просто страшно потерять свое влияние в типографии или вообще рабочее место.

2. Бюджет

Для покупки готового решения необходимо одномоментно потратить существенную сумму. Правда, из этого правила бывают исключения: поставщики АСУП могут предоставить рассрочку платежей или согласиться на постоплату после завершения внедрения и получения типографией первого экономического эффекта от ее использования (они мало при этом рискуют, так как могут легко контролировать использование своего продукта и даже блокировать программу при форс-мажоре).

При самостоятельной же разработке финансовые затраты не так пугают собственников типографий. Как правило это заработная плата программиста (не обязательно это может быть программист в штате, но тому, кто ведет эту деятельность так или иначе нужно платить) и дополнительная оплата сотрудникам, формирующим техническое задание и тестирующим программу. Однако, если в конечном итоге посчитать эти затраты, то скорее всего сумма превысит стоимость готового решения. Причина этого проста: у поставщиков тоже работают программисты, примерно с такой же заработной платой. Но поставщик продает результат работы в несколько типографий и распределяет свои затраты на них. Кроме этого, при самостоятельной разработке владелец типографии обычно никогда не учитывает потери своего личного (не дешевого) времени на этот процесс.

Раз мы уж заговорили о деньгах, нельзя не отметить еще один парадокс, связанный с этим: многие полиграфисты считают, что стоимость программного обеспечения очень высока. При этом все также понимают, что системы автоматизации очень сложны и требуют много времени для их написания и внедрения. При этом люди не хотят себе объяснить, почему длительная и сложная работа разработчиков должна стоить дешево? Похоже их психологически пугает абсолютная величина цены АСУП (например, 600 тыс. руб – дорого), и при этом они не видят для себя финансовую выгоду от ее внедрения. Многие не задумываются, что те же 600 тыс. руб, названные участниками приемлемой ценой, в пересчете на эксплуатацию профессиональной программы в течении хотя бы 2 лет использования программы составит амортизацию всего 25 тыс. руб в месяц! Найдите команду разработчиков или хотя бы одного программиста с такой з/п?

3. Сопровождение проекта

Немаловажным фактором является стоимость сопровождения программного обеспечения. Она заведомо ниже, чем заработная плата программиста (а тем более группы программистов) в штате.

Еще один немаловажный аспект. Рано или поздно, разработчики меняют место работы. Это происходит и в типографиях, и в софтверных организациях. Но поскольку в типографии штат разработчиков очень ограничен, то с уходом программиста происходит потеря большого количества информации по устройству программы.

4. Успех проекта

Покупая готовое решение, типография имеет возможность ознакомится с реализованным функционалом, оценить применимость решения к собственному производству, ознакомится с отзывами и практическим применением в других типографиях. Все эти факторы позволяют принять объективное решение, существенно повышающее шансы на успех.

При самостоятельной разработке необходимо преодолеть все технические препятствия на пути реализации типовых операций. При этом в случае смены разработчика, происходит существенный откат назад, а то и полная остановка проекта.

Не стоит забывать и о том факте, что успешность проекта информационной системы можно оценить спустя существенное время (не менее года) после начала эксплуатации в реальной деятельности. Например, решение может не потянуть нагрузку и просто «тормозить».

Примеры решений

Рассмотрим сначала, какие на практике используются варианты самостоятельных решений автоматизации управления предприятием и попробуем проанализировать каждое из них:

1) Самым распространенным вариантом является ведение книги заказов в Excel.
В частности, так было в типографии ВиваСтар и в типографии МГУ, до внедрения нами автоматизированной системы Print-Expert. Достоинством Excel является возможность очень быстрого старта – просто сделал таблицу и начинай работать. При этом можно создавать таблицы расчета стоимости заказов, не имея опыта программирования. Excel также позволяет выполнять разносторонний анализ введенных данных. До определенного момента типографии с успехом могут так работать. Первым препятствием становится объем накопленных данных и количество пользователей, одновременно работающих с книгой Excel. С ростом количества сотрудников появляется необходимость разграничения доступа к данным, ввода в реальном времени большого количества первичной информации, существенного усложнения алгоритмов расчетов. Для решения таких задач Excel не предназначен. Также у Excel есть ограничения по объему хранимой информации.

2) Еще одним распространенным вариантом является разработка конфигурации (либо доработка существующей) в среде 1С.
Преимуществом разработки в 1С является открытость исходного кода (кстати, при необходимости 1С позволяет и закрыть исходные коды), достаточно большое количество специалистов по 1С, отсутствие недостатков Excel: практически неограниченный объем хранимой информации, разграничение прав доступа к данным. На текущий момент на рынке представлено несколько готовых решений на платформе 1С для типографий. Поэтому разработка собственными силами не совсем логична и однозначно более затратна.

3) Более экзотическими вариантами являются самописные программы, создаваемые с помощью специализированных систем разработки программного обеспечения таких как DELPHI, MS Visual Studio и др.
В данном случае, типография с течением времени рискует получить все проблемы, связанные со сменой программистов, недостаточностью специалистов на рынке труда, сменой поколений средств разработки. Тем не менее, при удачном стечении обстоятельств и быстром выполнении проекта, типография не будет иметь никаких технических ограничений в построении и развитии своей корпоративной информационной системы.

А теперь скажем несколько слов о готовых решениях, предлагающихся специализированными фирмами-разработчиками на полиграфическом рынке России. В отличие от самостоятельных решений, не будем приводить описаний тех или иных программ автоматизаций полиграфических производств, и тем более сравнивать их между собой. Во-первых, чтобы нас не обвинили в предвзятости к тем или иным продуктам, а во-вторых, просто потому, что мы не знаем в подробностях многих из них. Итак, это программные продукты: ASystem, B2C PrintShop, EFI PrintSmith , EFI Pace, EFI Monarch, Elma, Heidelberg Prinect Prinance, Hiflex Print MIS, Max PrintSystem, Printeffect, Print-Expert, PrintService, SimplePrint, TiSoft, TypePro, uTraxx, Адъютант, Аплер, 1С Геософт, 1C:Полиграфия, ИИСУПП, УИС «Полиграфист» и другие, мы не претендуем на полноту списка (который к тому же постоянно растет). Чтобы никого не обидеть, названия программных продуктов приведены в алфавитном порядке. Все эти программы разные, отличаются стоимостью, функциональностью, сроками внедрения и другими критериями. Но каждая из них претендует на название АСУП, так как помогает автоматизировать множество различных процессов, проходящих в типографиях.

Желающие пойти по пути приобретения готовых решений должны самостоятельно выбрать из этого многообразия то, что им покажется наиболее эффективным по совокупности разных критериев: функционалу, надежности, доступности освоения, стоимости и т.п.

Заключение

В завершении статьи скажем, что по нашему мнению тема автоматизации работы типографий «витает в воздухе» и многие руководители уже начали задумываться о внедрении АСУП. Возможно, требуется еще совсем небольшое время, или событие (например, обсуждаемая экономистами вторая волна кризиса), чтобы процесс пошел. Мы понимаем опасения людей, не верящих в свои силы и опасающихся сложностей внедрения. Тем не менее, они должны понять, что само собой ничего к ногам не свалиться. Надо рано или поздно решаться, ибо в современных условиях весьма опасно идти наощупь. Если это не сделают они, то рано или поздно сделают конкуренты. Российская полиграфия идет по пути передовых западных стран и если автоматизация там стала уже рядовым явлением, то автоматизация производств — это естественный путь развития отечественных типографий. Только хорошо управляемая и контролируемая типография сможет эффективно реагировать на вызовы внешней среды и быть выше своих конкурентов. А такой контроль невозможен без системы автоматизации, отслеживающей в реальном времени ситуацию на полиграфическом предприятии и дающих руководителям инструменты для корректировки курса ее движения. В частности, например, когда в типографии «Вива-Стар» поняли невыгодность ручных операций, директор продаж просто увеличил коэффициенты их стоимости в программе и такие работы постепенно менеджеры перестали брать в работу. Или, например, когда необходимо было изменить величину среднего тиража, это также было скорректировано путем изменения нескольких цифр в справочнике цен в программе АСУП, а не с помощью долгих увещеваний менеджеров.

Анализ информации о загрузке того или иного оборудования позволяет руководству принять объективное решения об их целесообразности, анализ работы сотрудников — соответствию занимаемому ими положению и заработной платы, анализ данных по клиентам и поставщикам –помогает принять правильный курс поведения с ними, финансовый анализ – вовремя показывает намечающиеся тенденции в отрасли и позволяет принять стратегические решения о ценовой политике или усилении того или иного сегмента типографии. АСУП позволяет руководителю типографии чувствовать себя капитаном в рубке современного корабля, оснащенного новейшими системами навигации и контролирующими приборами, и вести свой лайнер по курсу хорошо видя все, что происходит внутри и вне корабля. Так что по нашему мнению, либо собственники типографий поймут необходимость автоматизации и пойдут по этому пути, либо их подвинут более «продвинутые» конкуренты.