АСУП Принт-Эксперт– это сложный программный комплекс, созданный для автоматизации системы управления полиграфических предприятий и создания автоматизированного рабочего потока заказов в них.
Каждая типография является уникальным предприятием со своей нишей на рынке полиграфических услуг и методами работы. Нет похожих типографий. Продукция, оборудование, методы привлечения клиентов определяют специфику бизнес-процессов типографии. Для достижения максимальной эффективности от АСУП используется метод индивидуальной разработки программного обеспечения под заказчика.
АСУП Принт-Эксперт не готовое коробочное решение, а скорее «конструктор».
Разработчики совместно с руководителями типографии компонуют необходимую конфигурацию из множества готовых модулей разного назначения, связывая их между собой и убирая лишние части. Разные модули могут прекрасно обеспечивать автоматизацию цифровых, офсетных и флексографских техпроцессов даже в рамках единого продукта.
Программа дописывается и отлаживается в процессе внедрения, чтобы в итоге получить идеальный продукт для конкретного предприятия, содержащий только необходимые модули и отражающий любые реальные требования пользователей.
Это находит выражение в её богатом функционале (в ней будет всё, что существует в лучших мировых АСУП и нужно типографии), высоком быстродействии и нетребовательности к ресурсам (лишнее убрано, а ядра модулей за 10 лет уже «отшлифованы»).
После внедрения пользователь получает собственный лицензионный продукт и больше не зависит от разработчика, если только не захочет что-то усовершенствовать в своем софте далее.
Внедрение автоматизированных систем управления особенно актуально в наше время, когда особенно важно повышать эффективность и снижать издержки предприятий. «В кризис выживет не тот, у кого больший запас финансовой прочности, а кто предпримет шаги на опережение.»
У любого коммерческого предприятия в любое время существуют две основных задачи:
- сохранение и расширение списка клиентов
- контроль издержек и контроль качества выполняемых работ
В условиях сжатия экономики это особенно актуально. Часть персонала руководство вынуждено сокращать, а на оставшихся сотрудников возлагается больший объем обязанностей. Кто-то сам уходит в поисках лучшей доли, а новым сотрудникам требуется время на адаптацию на рабочем месте. Происходит разрушение сложившихся на предприятии бизнес-процессов, и это не может не привести к ухудшению качества выполняемых работ. Клиенты уходят, оборот уменьшается и процесс сжатия повторяется…
Информационная система — это инструмент, который помогает бороться с подобными проблемами.
Производительность труда может существенно увеличится за счет сокращения затрат времени на взаимодействие и поиск необходимой информации. В следствии этого, сотрудники способны выполнять больший объем различных функций, а руководство имеет возможность оценить качество и объем выполненной работы. Это позволяет объективно оценить проблемные участки с избыточным количеством персонала (либо его нехваткой).
В качестве примеров можно привести следующие ситуации. Менеджер может получить полную информацию по состоянию заказа, просто открыв отчет по выполнению заказа. В нем он увидит какие работы уже выполнены и в каком объеме, какие работы запланированы и кто их будет выполнять. Один кладовщик способен вести и склад материалов, и склад готовой продукции — все что ему необходимо выполнить, всегда представлено на мониторе его компьютера, от него требуется лишь пару раз кликнуть мышью установив отметку о выполнении, после выполнения рабочей операции.
При этом бухгалтерия будет автоматически получать всю необходимую информацию для отражения в учете-процесс ведения бухгалтерского учета существенно упрощается, а количество ошибок сводится к минимуму.
Руководству больше не потребуется искать способы получения необходимой информации, останется только анализировать то, что происходит на предприятии и принимать максимально верные решения.
Единое информационное пространство существенно облегчает и ускоряет процесс адаптации новых сотрудников.
Программа задает регламент выполнения обязанностей и контролирует этот процесс. Совершаемые ошибки быстро выявляются и исправляются. Это особенно важно в работе менеджеров. Каждая типография имеет свой прайс-лист, учитывающий все особенности конкретного производства. Программа поможет менеджеру быстро разобраться во всех нюансах. При увольнении менеджера минимизируется вероятность потери клиентов, поскольку в программе хранится вся информация по клиентской базе, выполненным и запланированным работам. Сокращается зависимость организации от сотрудников, типография превращается в конвейер по качественному выполнению работ.
Автоматизированная система учитывает всю деятельность типографии: учет поступающих заказов с плановой и фактической себестоимостью; учет выполнения заказов производством: когда и кем была выполнена каждая рабочая операция; складской учет всех материалов и готовой продукции; отслеживание дебиторской задолженности клиентов; взаиморасчетов с поставщиками материалов и т.п. Все это позволит оценить фактическую себестоимость выполненных заказов, а также общую фактическую рентабельность типографии, появится возможность анализа ее деятельности. В результате, руководством типографии сможет правильно принимать глобальные решения об изменении ценообразования, товарной линейки или методов работы типографии.
Конечно, все эти меры можно осуществлять и без использования информационной системы. Особенно если типография маленькая. Но только специализированное программное обеспечение позволяет получать все необходимые данные с минимальными затратами и имеет оптимальную стоимость владения информацией. Без такой системы рост типографии и повышение эффективности ее производства рано или поздно затормозится, и будет невозможен выход на новую качественную ступень развития.
Рассмотрим, какие преимущества дает АСУП всем сотрудникам типографии.
- Менеджер.
Автоматизация расчетов. Достаточно внести значимые параметры заказа (формат, тираж..), все остальное программа выполнит сама. Не надо искать стоимость материалов, контролировать нормы отходов. Не надо помнить прайс. Моментально получаешь стоимость и называешь ее клиенту. Трудозатраты минимальны, количество расчетов большое, конверсия увеличивается. Комиссионное вознаграждение растет.
Запуск заказа в работу. Поставил статус в работу, нажал на кнопку сформировать счет. Тут же получил готовый к отправке комплект документов для клиента и отправил его по почте нажатием на одну кнопку. Программа проверит наличие задолженности и вовремя остановит, если лимиты исчерпаны. Программа пришлет уведомление о получении предоплаты, о готовности продукции. Рутина становится простой и ненавязчивой.
Информация всегда под рукой. Понять что происходит с заказом проще простого. Отчет по выполнению покажет на какой стадии заказ. Что уже запланировано к выполнению, какие операции выполнены. Отчет по материалам покажет обеспечен заказ материалами уже или нет. Не требуется никого искать, никуда ходить не надо. Открыл и посмотрел.
Автоматический расчет комиссии менеджера. В онлайне виден свой текущий результат.
- Руководитель отдела продаж
По каждому менеджеру есть возможность отследить его деятельность. По любому заказу легко получить информацию каким образом получилась цена. Все менеджеры рассчитывают по единым правилам. Системы контроля скидок, полномочия на скидки. Если допущена ошибка, то ее легко выявить и поправить сотрудника, чтобы в дальнейшем ошибка не допускалась. Контроль взаиморасчетов существенно упрощается. Автоматический контроль лимитов по дебиторской задолженности по клиентам и менеджерам. Автоматизация расчета комиссионного вознаграждения (очень трудозатратная деятельность при ручном выполнении). Контроль за отработкой запросов клиентов. Контроль за регулярным обзвоном клиентов. Программа позволяет увидеть сколько клиент сделал заказов, на какую сумму, когда был последний заказ, когда был последний контакт с клиентом.
Требования к полиграфической квалификации менеджеров могут быть существенно снижены. Практика показывает, что начинающие сотрудники довольно быстро осваивают калькулятор и вполне приемлемо работают. А ошибки выявляются, обсуждаются и устраняются.
- Производство.
Программа автоматически формирует технологическую карту, в которой максимально полно представлена вся необходимая информация.
Очередь операций показывает список всех работ, которые необходимо выполнить. Не возможно что-либо забыть.
Планирование смен на оборудование не требует больших усилий.
Отмечание выполнения быстрое. При огромном количестве заказов можно воспользоваться сканером штрихкодов.
Модуль расчета заработной платы позволяет всем получать достоверную информацию в онлайне.
- Снабжение
Список всех необходимых материалов под заказы отображается в одном окне. Если материал в наличии, его можно зарезервировать. Отсутствующие материалы заказываются у поставщика. Информация последовательно перемещается по стадиям от заказа до поступления на склады и отпуска в производство.
Оптимизация складских запасов. Корректность цен, используемых менеджерами в расчетах, а значит своевременное выполнение заказов и корректный финансовый результат.
- Бухгалтерия
Бухгалтерия избавлена от рутины выставления счетов и закрывающих документов. Данные из асуп автоматически загружаются в 1с и остается только проконтролировать правильность документов.
Все основные показатели доступны руководству в программе. Нет необходимости формировать отчеты для руководства и прочих сотрудников.
- Руководство
Получение объективной оперативной информации в любом разрезе в онлайне. Отчет по типографии показывает все основные параметры, необходимые для контроля работы: текущий оборот, оборот за аналогичный период прошлого года. Суммы отгрузок, оплат за текущий период. Сколько заказов находятся в работе. Разбивки сумм по направлениям деятельности.
Отчет по долгам, отчет по дебиторской задолженности позволяют оценить ситуацию с дебиторкой, предпринять упреждающие меры.
Отчет по операциям показывает какой оборот дает каждая технологическая операция или оборудование.
Из теории управления следует, что для управления любой системой необходимо:
— Знать структуру (устройство) системы – для этого есть целый раздел в теории управления – «идентификация систем». Без этого управлять НЕВОЗМОЖНО. Простой пример – умение управлять автомобилем совершенно не поможет управлять гусеничным трактором, экскаватором, кораблем, самолётом.
— Система должна быть наблюдаемой. Это значит, что в системе не должно быть «белых пятен». Например, если Вы собираетесь куда-то попасть, то, не зная где именно Вы находитесь, невозможно правильно и обоснованно выбрать направление движения.
— Система должна быть управляемой – все имеющиеся для функционирования параметры должны иметь возможность изменения. Что толку крутить руль автомобиля, если его везут на эвакуаторе?
Знание устройства системы — это профессиональные качества сотрудников типографии. А АСУП делает систему наблюдаемой и управляемой.
- Масштабирование бизнеса
Добавление новых направлений деятельности существенно упрощается. Поскольку новые сотрудники и оборудование работают по общим правилам и их легко контролировать. Покупка других типографий позволяет сделать их рентабельными за счет сохранения генерирующих оборот сотрудников и сокращения бэкофиса.
- Системы самообслуживания
Калькулятор на сайте позволяет клиентам самостоятельно выполнить расчет и оплатить заказ. Сформированный заказ попадает в общий поток автоматически, не расходуя ресурс сотрудников типографии. Личный кабинет позволяет клиенту повторить заказ нажатием на одну кнопку.
Оптовые клиенты могут загружать свои заказы непосредственно в систему управления типографией, не загружая менеджеров.
Типография может самостоятельно загружать заказы оптовых клиентов из их систем.
Наши клиенты используют все эти возможности на практике.
- Единое информационное пространство.
Все данные в рамках одной программы. Офсет, цифра, флексо, пластиковые карты и прочее.
Все работают по единым правилам. Комплексный анализ данных.