Внедрение АСУП и web-to-print в типографии ВШЭ (часть третья)

Внедрение АСУП и web-to-print в типографии ВШЭ (часть третья)

Продолжаем делиться опытом внедрения автоматизированной системы управления производством в типографии НИУ ВШЭ.

Предыдущие статьи касались начального периода (с марта по май) и основного момента практической перестройки типографии (май-июль), когда мы наладили устойчивую работу во внедрённой АСУП на нашем основном производственном участке и начали внедрять автоматизацию в мелкие копировально-множительные участки (КМУ) типографии. Учитывая слабую компьютерную грамотность наших сотрудников (некоторые из них пенсионного возраста), нам пришлось повозиться над дальнейшим упрощением интерфейса программы и большей степенью автоматизации регистрации типографских процессов в программе «Принт-эксперт» (ПЭ). Мы ещё более оптимизировали шаблоны расчётов и механизмы выполнения производственных операций в программе.

В результате работа в ПЭ не стала составлять труда даже для сотрудников, впервые севших за компьютер. Из-за снижения объёма работ на КМУ во время летних каникул процесс внедрения ПЭ на мелких участках немного затянулся: понятно, что о сваивать программу проще не теоретически, а в процессе работы. Тем не менее, в сентябре все десять участков типографии НИУ ВШЭ, расположенных в разных районах Москвы, уверенно работали в единой программе АСУП и сотрудники начали использовать в своей работе все модули программы ПЭ: ведение клиентов в CRM; автоматический расчёт стоимости заказов и проводка выполнения всех рабочих операций в процессе его выполнения через оборудование типографии; складской учёт, приём, перемещение и автоматическое списание на заказы расходных материалов; экспорт в файлы MS Excel/Word и распечатка всех бухгалтерских отчётов и другой документации, необходимой в бумажном виде.

Начало оказания платных услуг

В конце лета 2016 года, наконец, дали плоды наши усилия по реформированию типографии НИУ ВШЭ. Финансовый комитет НИУ ВШЭ изменил систему финансирования нашего подразделения в сторону самоокупаемости и хозрасчёта. Это конечно снизило бюджетную поддержку нас от вуза, но зато типография получила возможность оказывать платные услуги студентам, сотрудникам вуза и сторонним лицам, а не только подразделениям университета, как было раньше. Появилась возможность сделать типографию прибыльной, и заработать средства для премирования сотрудников типографии, продолжения развития нашего подразделения за счёт автоматизации, закупку нового оборудования и внедрения новых технологий. Конечно, еще не ясно, сможем ли мы привлечь платных заказчиков, но мы приложим все усилия для этого. Большинство бюджетников, наверное, были бы рады хоть и небольшому, но гарантированному доходу, мы же предпочли «рыночного журавля в небе».

Таким образом, перед типографией встала необходимость привлечения новой категории заказчиков и скорейшей настройки всех внутренних процессов для начала работы с коммерческими заказами: обучение персонала новым рабочим операциям, оформление бумажной и финансовой документации, становление новых форм отчётности. Также надо было разобраться с ценообразованием типографии под рыночные условия и создать новый сайт для привлечения клиентов.

Изменение ценообразования
После обзора и анализа рыночных цен на продукцию оперативной цифровой полиграфии мы обновили алгоритмы расчёта цен всех технологических операциях, используемых в нашей типографии. За предыдущие пять лет типография меняла свои цены всего однажды, полтора года назад, и, разумеется, они устарели. Учитывая бюджетное финансирование и некоторую условность цен для наших основных заказчиков – подразделений НИУ ВШЭ, мы специально не трогали цены после начала внедрения АСУП до завершения этого сложного процесса. Было важно, чтобы менеджеры, мгновенно получив стоимость заказа в ПЭ, могли легко перепроверить его по старинке (калькулятором или в таблице Excel) и, убедившись в точности результата, окончательно поверить в автоматизацию. Теперь же, когда все сотрудники получали стоимость заказов из ПЭ, можно было менять ценообразование без психологической нагрузки на людей: сделать более мелкими расчётные диапазоны тиражей, усложнить формулы и использовать неокруглёнными коэффициенты расчёта, чтобы избежать скачков, и сделать графики падения цен, в зависимости от роста тиража, более плавными. Сотрудники по привычке делали расчёты, просто вводя параметры заказов в ПЭ, и не задумываясь по каким формулам те считаются. Excel и калькулятор были забыты.

Что касается абсолютных значений прайс-листов, то нам необходимо было увязать несколько моментов: сделать минимум изменений в ценах для основной категории наших заказчиков – подразделений НИУ ВШЭ; создать привлекательный, но близкий к рыночному уровню прайс-лист для сторонних заказчиков и сделать заметные скидки для студентов и сотрудников НИУ ВШЭ.

Для этого был использован имеющийся в ПЭ алгоритм создания отдельных прайс-листов и присвоения их конкретным группам заказчиков. Потенциально программа позволяет создать индивидуальные прайс-листы хоть каждому клиенту. Нам же пока было достаточно составить три прайс-листа (для подразделений; студентов и сотрудников Вышки; сторонних заказчиков) и ввести в каждом из них свой процент скидки на стоимость рабочих операций типографии. Было сразу решено не распространять скидки на стоимость расходных материалов и аутсорсинговые операции, так как они не зависели впрямую от типографии.

Разработчик ПЭ настроил автоматическое отображение цены со скидкой в окне расчёта, с указанием получаемого процента скидки в соответствии с выбранным заказчиком (рис. 1) и создал простые механизмы присвоения прайс-листов конкретным заказчикам. Достаточно было просто отфильтровать заказчиков в окне «Организации» и с помощью групповой операции поменять значение их поля «Прайс-лист». В результате, более тысяче клиентов были присвоены величины индивидуальных скидок менее чем за минуту. Если в будущем потребуется изменить величину скидки, будет достаточно поменять лишь одну цифру в окне «Прайс-листы», после чего все заказы для данной категории клиентов будут рассчитываться по новым ценам.


Рис.1. Ценообразование в расчётах. Прайс-листы. Организации.

На скриншоте (рис. 1) открыты окна «Заявки» с рассчитанной ценой и скидкой для конкретного заказа, «Организации» с заполненным полем «Прайс-лист» и «Прайс-листы» с перечнем категорий заказчиков и величиной скидки для каждой категории. Как видите, в типографии НИУ ВШЭ сделана скидка 10% для стимуляции сотрудников и студентов вуза, и 25% скидка для подразделений заказчиков, чтобы они не заметили разницу в ценах на заказы по сравнению с тем, что было раньше.

Выбор wtp-решения для сайта типографии
Учитывая, что основной контингент новых потенциальных заказчиков должны были составить продвинутые молодые люди, мы ещё более укрепились в своём желании внедрить в типографии прогрессивную технологию работы с малотиражными заказами — web-to-print (wtp) через интернет. О выборе той или иной wtp-технологии мы размышляли с самого начала внедрения АСУП типографией и изучили все существующие доступные решения: покупку отдельной лицензионной программы, аренду стороннего софтверного решения software as a service (SaaS) или разработку собственного программного обеспечения.

Лицензионные решения специализированных иностранных разработчиков отпали сразу ввиду их высокой стоимости, АСУП от дружественных поставщиков цифрового печатного оборудования (Koniсa Minolta, Canon, Ricoh), предлагаемые по приемлемым ценам, не устроили нас из-за недостатка их функционала на постпечатном участке и привязанности софта к определённым брендам ЦПМ. Достойных wtp-предложений от отечественных разработчиков «лицензий» мы не нашли, поэтому на определённом этапе сосредоточили свой выбор на SaaS решениях томской компании PixelPark, екатеринбургской PrintOndemandSolution и московской IprintIt. Их решения требовали минимальных стартовых инвестиций и могли быть запущены в эксплуатацию в течение считанных недель. Но в итоге и их предложения нас не устроили из-за необходимости рентной платы за каждый принятый заказ (в нашем случае с большим процентом бесплатных заказов от подразделений ВШЭ это представляло бы некоторые сложности) и отсутствия желания или возможности их разработчиков стыковать свои wtp-решения с уже работающей у нас АСУП. Впрочем, если в будущем у кого-то из них всё же появится интерес к интеграции с ПЭ, мы готовы вновь вернуться к этому вопросу и максимально помочь в создании объединённого АСУП-wtp-проекта.

Очень хорошим решением нам показались самописные программные проекты нескольких типографий (netPrint, Т8, Борус, ИРМ1, printrobot и др.), но их владельцы даже слышать не хотели о возможности продаж wtp-софта: слишком много сил, времени и средств они вложили в их разработку. Руководители крупнейшей российской типографии по печати книг малыми тиражами «Т8» и национального сервиса фотопечати netprint, например, оценили затраты в свой автоматизированный софт в миллионы евро, назвав его главным активом своих предприятий.

В итоге, посовещавшись с Сергеем Пеновым, мы решили делать wtp-проект для типографии НИУ ВШЭ самостоятельно, на основе программы ПЭ. Говоря по простому, мы поставили себе задачу упростить имеющийся автоматизированный расчёт заказов (например, использовав несущественную часть параметров по умолчанию) и, отладить скоростные экспортно-импортные операции для вывода интерфейса нашей программы на интернет-сайт типографии, дополнив его всеми необходимыми атрибутами для онлайн расчета и оформления заказов. А все остальные процессы по проводке и обработке заказов выполнялись бы, как обычно, в АСУП.

Внедрение wtp-модуля в АСУП
Реализация специального wtp-модуля началась только осенью, после тщательного изучения существующего опыта других типографий, работающих через интернет, реальной оценки наших сил и формализации потребностей типографии. По аналогии с обычными шаблонами расчётов в ПЭ, были созданы специальные шаблоны видов продукции для сайта wtp, включившими в себя все необходимые производственные технологические операции: печать на ЦПМ, ризографе или плоттере; ламинацию; тиснение; разные виды брошюровки; фальцовку биговку, резку и т. п. Для каждого вида продукции были заданы в соответствующих справочниках перечни возможных форматов и типов бумаги, текстовые поля для описания, ссылки на иллюстрации и режимы отображения всей этой информации на сайте.

После ввода информации в ВТП-справочники видов продукции, форматов и бумаг можно было удобно создать шаблоны wtp-продукции и заполнить его поля данными из этих справочников. А содержимое этих шаблонов было связано с интернет-сайтом и автоматически отображалось в красивых окнах с изображениями и описаниями продукции, полями для расчёта стоимости заказа с выбором из списка или вводом всех необходимых параметров. В результате ПЭ стала управляющим ядром не только всех типографских процессов, но и интернет-сайта типографии. Кроме самой информации, там содержатся также режимы её отображения, а также координаты всех полей и изображений, выводимых на экран для посетителей сайта.

Это потребовало от нас больших усилий по стартовому вводу всех данных в wtp-модуль ПЭ (процесс занял более месяца), но это было необходимо сделать лишь один раз. В дальнейшем добавление новых единиц продукции или технологических операций, правка выбираемых из списков форматов или типов бумаг при расчёте определённых видов продукции на сайте будет производиться небольшими манипуляциями сотрудника типографии в ПЭ (рис. 2) и занимать считанные минуты.


Рис 2. wtp-интерфейс ПЭ, ввод данных для сайта типографии.

В итоге мы получили действующий интернет-сайт типографии, где любой посетитель может выбрать необходимый ему вид продукции, заполнить характеристики своего заказа и за доли секунды получить его расчётную стоимость в типографии НИУ ВШЭ. Причём, в отличие от большинства полиграфических интернет-калькуляторов, просто выбирающих стоимость из html-таблиц с заранее рассчитанными вариантами, у нас все цены продукции рассчитываются в реальном времени в нашей АСУП. Процесс происходит следующим образом: данные заказа пользователя (вид продукции, формат, тираж, бумага, количество полос, необходимая отделка и т.п.), введенные на сайте, импортируются в ПЭ, где создаётся новый заказ с заполненными полями в соответствии с желаниями интернет-клиента. Расчёт стоимости этого заказа выполняется по тем же алгоритмам, что и обычные заказы, вводимые в ПЭ вручную менеджерами типографии. W2p-заказ сохраняется в программе, и его всегда можно посмотреть. При поступлении информации об оплате, у заказа меняется статус, и он автоматически запускается в производство. Полученная в ПЭ расчётная цена (со скидкой или без, в зависимости от регистрационных данных интернет-клиента) экспортируется обратно на интернет-сайт типографии и отображается там в соответствующем поле. После оптимизации wtp-модуля, разработчик добился того, чтобы все эти процессы проходили менее чем за полсекунды даже на заказе самых сложных составных видов продукции. Из-за того, что все процессы идут параллельно и в многопоточном режиме, скорость расчёта заказов практически не зависит от количества запросов с сайта.

Достоинства нашего проекта
Собственно достоинства нашего wtp-решения очевидны:

  • Можно автоматически рассчитать цены практически любого заказа с произвольно заданными тиражами и форматами (программа сама сделает раскладку макета на печатном листе оптимальным образом). Список бумаг не произволен, а берётся из справочников материалов в АСУП типографии. При новых поступлениях на склад мы отображаем вновь появившиеся материалы на сайте, просто добавив их в wtp-справочник бумаг. Другие существующие на рынке wtp-решения обычно менее гибки в этих отношениях.
  • Создание и редактирование окон с типами продукции, изменение цен или любой другой информации на сайте будет выполняться сотрудниками самой типографии без привлечения разработчиков wtp-решения. Концепция нашего проекта вообще не предусматривает отдельного администрирования wtp-сайта. Этим мы сокращаем расходы на содержание сайта и количество задействованного персонала в типографии.
  • Отсутствие двойного хранения данных (на сайте и сервере АСУП) в принципе исключает ошибки параллельного редактирования. Любые изменения в ПЭ, например коррекция стоимости расходных материалов, формул или коэффициентов ценообразования, автоматически отображается на работе wtp-сайта. Невозможно забыть, например, поправить расчёт на сайте при изменении курса валют и соответственного удорожания материалов. Цены, полученные посетителем сайта, всегда будут актуальны и будут совпадать с расчётом менеджера. Даже контактная информация заказчика, введённая им на сайт при регистрации, будет импортирована в АСУП для постоянного хранения.
  • Автоматическое создание технологической карты и постановки заказов, принятых через интернет-сайт в работу в системе АСУП, позволяет работникам типографии выполнять поступающие из интернета заказы без участия менеджеров и руководителей типографии. Это именно то, что недоставало нам у других wtp-решений, не имеющих интеграции с АСУП типографии или ПО АСУП без wtp-модулей.
  • После оплаты лицензии модуль wtp, как и весь АСУП в целом, становится собственностью типографии и располагается на её серверах вместе со всеми содержащимися там данными. Появляется хороший стимул к модернизации системы, так как наработанные know-hay не смогут стать достоянием конкурентов, как при SaaS-решениях.

Создание wtp-сайта типографии
Создание интернет-сайта явилось одним из ключевых звеньев развития типографии НИУ ВШЭ. Особенно сайта с технологией wtp, тесно интегрированного с внедрённой ранее АСУП типографии. Поэтому было важно найти веб-программиста, обладающего не только необходимыми компетенциями в области интернета, но знакомого с технологическими и организационными моментами полиграфического предприятия и способного сработаться с разработчиком специфического программного обеспечения по автоматизации управления типографии. В результате к нашему дружному тандему с Сергеем Пеновым в сентябре присоединился Андрей Борисов, обеспечивший развитие нашего wtp-проекта со стороны интернета.

Посредством мозгового штурма, в течение сентября-октября была создана рабочая версия wtp-сайта и постепенно началось наполнение сайта всеми необходимыми элементами: блоком автоматической генерации расчётов (от простой к более сложной продукции), диалоговыми сообщениями и интерфейсом оформления заказов, блоком регистрации и входа посетителей на сайт, модулями закачки файлов и онлайн-оплаты. Впереди предстоит ещё много работы по созданию редактора макетов, блока автоматической проверки оригинал-макетов, организации доставки и многого другого, без чего трудно представить сайт любой компании, продающей свои услуги через интернет.

Несмотря на ограниченность ресурсов, мы сумели достаточно быстро сделать базовый каркас проекта, и намерены в скором времени выпустить наш wtp-сайт «в эфир». В стартовой версии можно автоматически рассчитать стоимость трёх десятков наиболее популярных видов продукции (см. рис 3) цифровой типографии, включая такие сложные, как составные книги в мягком или твёрдом переплёте с чёрно-белым блоком и цветной вставкой. И для каждого элемента этого расчёта заказчик сможет прямо на сайте выбрать тип бумаги и дополнительной отделки, типа ламинации или горячего тиснения (с указанием цвета фольги, типа и площади клише и т.п.), а также задать все необходимые параметры выбранного типа брошюровки многостраничной продукции.

Зарегистрировавшись с указанием почтового адреса на домене @hse.ru или @edu.hse.ru, посетитель сайта будет автоматически получать при расчетах скидку, предназначенную для сотрудников или студентов НИУ ВШЭ. При согласии с расчётной ценой, заказчик на этой же интернет странице сможет оформить свой заказ в нашей типографии. Для этого он введет свои контактные данные, желательный срок сдачи, оставит дополнительный комментарий к заказу и выберет ближайший участок типографии НИУ ВШЭ, на котором хочет изготовить свой заказ. Для этого ему будет предложен список из вариантов, включающих все участки, где технически можно изготовить выбранный тип продукции. Для удобства выбора заказчик даже сможет, кликнув на ссылку, посмотреть расположение указанного участка на карте города. (рис 3.)

При наличии готового оригинал-макета, его можно загрузить на сайт в процессе оформления заказа и перейти к онлайн оплате и вводу данных для платежа. На первом этапе мы реализовали оплату только тремя способами: онлайн оплата с банковских карточек Сбербанка в специальной форме на  интернет-портале ВШЭ, переход на оплату на сайт «Сбербанк онлайн» и распечатку заполненных бумажных квитанций для оплаты в любом банке через оператора или вводом этих данных в их онлайн сервисы. Все введенные при оформлении данные автоматически подставляются последующие в формы оплаты, и заказчикам не приходится дважды вводить одну и ту же информацию.


Рис 3. Страница онлайн-расчёта стоимости заказа, закачки макета и оформления заказа выбранной продукции.

Изначальный план разместить весь wtp-сайт типографии на портале университета print.hse.ru не удался, поэтому мы создали его на отдельной динамической платформе с субдоменом  wtp.hse.ru и объединили со статической частью таким образом, чтобы для посетителя сайта все смотрелось как единое целое. Статическая часть print.hse.ru была оперативно создана при помощи сотрудников портала НИУ ВШЭ и заполнена данными с помощью встроенного редактора страниц, и стала органичным дополнением нашего web-to-print сайта. Предстоят еще работы по созданию единого дизайна в обеих частях типографского сайта, окончательной доводки алгоритмов расчета цен некоторых сложных видов печатной продукции, и добавления новых сервисных функций по оплате и доставке заказов, но уже сейчас желающие могут посмотреть проектную версию нашего сайта в Интернет по адресу print.hse.ru, и высказать свои замечания и предложения.


Рис 4. wtp-сайт типографии НИУ ВШЭ (главная страница и выбор групп продукции).

Заключение
Данная публикация является заключительной в цикле моих статей про автоматизацию современной цифровой типографии. Процесс создания уникального программного обеспечения и внедрения его в действующую типографию был увлекательным и достаточно быстротечным. Начиная его в марте и даже не понимая тогда своих точных планов, мы и представить себе не могли, что всего через девять месяцев (символический срок, не так ли) с нуля создадим единую автоматическую систему управления всеми процессами на десяти разных участках типографии НИУ ВШЭ. Наш АСУП фиксирует все взаимодействия с клиентами (CRM), автоматически рассчитывает стоимость заказов и проводит их выполнение через производство, списывая материалы и отмечая фактическую себестоимость продукции. Он максимально учитывает все особенности (состав оборудования, спектр выпускаемой продукции, ценообразование) и специфику работы типографии НИУ ВШЭ, начиная от тонкостей бухгалтерского и финансового учёта и экспортом специфических ежемесячных отчётов и заканчивая персональными скидками корпоративным клиентам. Более того, в течение этого срока нам удалось еще создать передовой  wtp-сайт c минимумом затрат на поддержание актуальности данных, который в связке с АСУП осуществляет прохождение заказов через типографию без административного вмешательства менеджеров и руководителей типографии. Даже не верится, что всего год назад, не столь далеко от Москвы, автор этих строк мог лишь мечтать о web-to-print, публикуя свои обзорные статьи об этой новой технологии с упоминанием процессов поглощения традиционных европейских типографий гигантами интернет-полиграфии типа Vistaprint.

Конечно, работа по развитию типографии и совершенствованию нашего проекта будет продолжаться, ведь только обозначенные выше нерешённые вопросы кажутся безграничными. Возможно, чтобы не изобретать велосипед, мы привлечём к сотрудничеству других разработчиков wtp-решений с развитыми редакторами макетов и отлаженным интернет-интерфейсом? По крайней мере, сейчас у нас уже есть, что предложить им в ответ. Вряд ли их клиенты откажутся получить полнофункциональный АСУП вдобавок к развитому wtp-сайту.

Вообще мы готовы предложить свои уникальные наработки в АСУП другим типографиям и продолжить совершенствовать этот продукт совместно с ними. Стоимость «Принт-Эксперт» (120 тысяч рублей за лицензию и 100 тысяч рублей в месяц на внедрение) кажется вполне подъёмной, особенно учитывая ее функционал и то, что процесс может быть успешно завершён в течение полугода. В типографии НИУ ВШЭ, например, АСУП заработала в полном объёме через четыре месяца, хотя нам пришлось параллельно создавать ее,  подстраивая имеющуюся на тот момент программу под нужды и требования цифровых типографий. До этого ПЭ эксплуатировалась лишь в больших офсетных, упаковочных и флексографских типографиях, отличающихся на порядок по интенсивности прохождения заказов и объему документооборота.

Благодарю «Полиграфию Петербурга» за предоставленную площадку, а её читателей за внимание. Желающие продолжить беседу с автором в интерактиве, могут это сделать через личный сайт или его страничку в «Фейсбуке».

Марсель Шарифуллин

Журнал «Полиграфия Петербурга»