Офсетная типография полного цикла «Полигранд-Тверь»

Офсетная типография полного цикла «Полигранд-Тверь»

Офсетная типография полного цикла «Полигранд-Тверь»

Типография «Полигранд-Тверь» была основана в 2004 году в Москве, а в 2009 году все производство было перенесено в Тверь, в Москве остался офис продаж и склад готовой продукции. Предприятие оснащено тремя печатными машинами второго формата и обширным парком послепечатного оборудования для Уф-лакировки, тиснения, вырубки, фальцесклейки, ламинирования, которое позволяет осуществлять полный цикл производства различных видов упаковки. Кроме выпуска большого спектра рекламной продукции, типография в большом ассортименте изготавливает упаковку для аудио-видео продукции и является одним из основных участников этого рынка. Производство ориентировано на сектор "оперативной" полиграфии, т.е. срок исполнения заказа составляет сутки и более с момента его размещения, в зависимости от сложности послепечатной обработки.

Это было четвертое внедрение Print-Expert. Поняв на предыдущих предприятиях, что сама возможность успешности проекта во многом зависит от реакции персонала компании, в этот раз вопросу «человеческого фактора» уделялось самое пристальное внимание. Акцент был сделан не только на техническое решение, но и на удобство всем пользователям, т.к. если это условие не выполнено, то работники типографии просто не будут пользоваться нововведениями. Кроме этого, задача еще осложнялась тем, что офис и производство находятся в разных городах, и в связи с этим, помимо решения вопроса о функциях программы для конкретного пользователя, нам попутно приходилось выстраивать и некоторые взаимодействия работников друг с другом.

До внедрения Print-Expert система внутреннего документооборота в «Полигранде» работала на базе excel. Менеджер, принимая заказ в работу, добавлял соответствующую строку в книгу заказов. Производство, выполняя заказ, отмечало различные стадии прохождения заказа через типографию с помощью текстовых комментариев и цветовых обозначений. Также использовались таблицы excel для ведения взаиморасчетов с клиентами. Данные, отражаемые в excel, не позволяли проводить детальный анализ деятельности типографии и контролировать текущую деятельность. По этой причине типография имела типовой набор трудностей, основной из которых была недостаточная норма прибыли. Эти трудности и нужно было ликвидировать поэтапно. Остановимся на каждом этапе подробней.

1. Менеджеры

Внедрение Print-Expert в типографии «Полигранд-Тверь» началось в декабре 2010 года. В течение месяца была реализована первая версия системы расчетов по методике ведущего менеджера типографии. После этого была предпринята попытка начать вводить все рабочие заказы в программу. Здесь мы столкнулись с первой большой проблемой - огромное количество заказов. Большинство заказов в типографии принимают два менеджера. Их количество доходит до 100 в день. Стало очевидно, что ручной ввод их всех невозможен даже при условии небольших временных затрат на ввод одного заказа. Выход был найден в создании специального блока в программе, который автоматизировал этот ввод: поскольку большинство заказов являются типовыми для типографии, была сделана система загрузки в программу из данных, которые присылают клиенты. Менеджер выделяет данные, копирует в буфер обмена и в программе нажимает на кнопку «загрузить заказы из внешних данных». В результате оформление заказов в программе стало отнимать у менеджера незначительное время, и он смог это выполнять без отрыва от основной деятельности по работе с клиентами. Но в то же время все необходимые для производства данные сразу появляются в системе. Затем менеджер устанавливает статус «в работу» и данные автоматически появляются в отделе допечатной подготовки. Исчезла необходимость устного оповещения этого отдела.
Параллельно с решением задачи ввода большого количества заказов была выявлена вторая сложность – большое количество прайсов. Дело в том, что у большинства клиентов типографии стоимость продукции формируется по индивидуально установленным прайсовым ценам, которые могут зависеть от вида продукции, тиража и других условий. Эту проблему тоже удалось успешно решить: для каждого заказчика в программе был создан свой прайс. Кроме удобства в расчетах, создание этого механизма позволило выявить первый источник финансовых потерь в типографии: прайсы создавались на основе частных расчетов, время шло, материалы менялись, послепечатная обработка менялась, а прайсы оставались неизменными. Программа, отображая плановую рентабельность заказа, позволила выявить устаревшие прайсы.
В результате к марту 2011 года были решены все проблемы с вводом рабочих заказов в программу и с этого времени все они вводятся в программу в режиме онлайн.

2. Производство

Процесс внедрения Print-Expert перешел к следующему этапу – поступление заказов в производство. Создание общей базы, как уже было сказано, очень облегчило передачу информации от одного подразделения другому: все поставленные «в работу» московскими и тверскими менеджерами заказы сразу появлялись на верстке, сверстанные заказы - автоматически в производстве, а их состояние и степень готовности могли посмотреть все заинтересованные лица и в Москве, и в Твери. Но и на этом этапе не обошлось без сюрпризов. Большинство заказов типографии печатаются сборными печатными листами, что позволяет существенно снизить себестоимость отдельных заказов за счет снижения себестоимости приладки. На тот момент в Print-Expert уже была реализована система формирования сборных печатных листов, которая успешно использовалась в типографии МГУ. Но ее использование оказалось невозможным в условиях «Полигранда» – большое количество заказов обрабатывается одним сотрудником-верстальщиком, формирующим сборные печатные листы. Потребовались подстройка «под пользователя» - система сборных листов в Print-Expert была серьезно доработана. В результате получился мощный блок, который позволяет быстро формировать сборные печатные листы, при этом автоматически получая плановые и фактические показатели их выполнения.
После обработки информации отделом допечатки заказы автоматически стали появляться в производстве. К июню 2011 года данные по выполнению печати вводились в программу в режиме онлайн. Для работников разных возрастных категорий эта операция не явилась чем-то сложным, и этот этап внедрения обошелся без особых проблем.

3. Склад

Одновременно с совершенствованием системы расчетов, с июня начались работы по организации учета материалов. До этого времени, материалы учитывались совокупно, без привязки к заказам. Сотрудники цеха могли бесконтрольно брать со склада любое количество материалов. Здесь нам тоже для удобства и быстроты работы кладовщика пришлось создать разные механизмы списания. В результате на текущий момент расход материалов отражается в режиме онлайн с привязкой к выполняемым заказам, и дополнительно к этому есть система учета и списания тех материалов, которые невозможно отнести на конкретные заказы. Такие материалы накапливаются на складе «цех» и в конце месяца распределяются по выполненным за период заказам по различным методикам, наиболее подходящим к конкретному материалу.

4. Бухгалтерия

В системе учета взаиморасчетов с клиентами уже имелись инструменты, позволяющие быстро вносить данные в соответствии со спецификой деятельности типографии, но всё равно пришлось еще добавить большое количество специфических отчетов, требующихся сотрудникам для работы.

Все это позволило оценить фактическую себестоимость выполненных заказов, а также общую фактическую рентабельность типографии, появилась возможность выполнять анализ деятельности. В результате этого анализа руководством типографии было принято глобальное решение об изменении системы расчетов заказов. За основу была принята система расчета полной плановой себестоимости заказа с добавлением заданной нормы прибыли, хотя и прайсовый метод продолжает существовать, так сказать, «для ориентира». На данный момент программа выдает менеджеру минимально допустимую цену для заказа, ниже которой менеджер не может принять его в работу. На реализацию этой концепции потребовалось два месяца.

В результате была выявлена причина низкой нормы прибыли – большое количество заказов выполнялось типографией с низкой прибылью, либо вообще без нее. Это было следствием того, что при расчете заказа менеджеры учитывали только основные прямые затраты (бумага и др. материалы), а прайсы, как уже было выше сказано, сформированные когда-то на основании нескольких частных расчетов, не учитывали изменение материалов и др. условий.

На текущий момент в программе отражена вся деятельность типографии:
- учет поступающих заказов (плановая и фактическая себестоимость)
- учет выполнения заказов производством (отражается, когда и кем была выполнена печать)
- складской учет всех материалов
- складской учет готовой продукции, отгрузка готовой продукции клиентам
- отслеживание дебиторской задолженности
- учет взаиморасчетов с поставщиками материалов

Несколько слов о том, как принималось решение о внедрении Print-Expert в «Полигранде». В ноябре 2010 года руководство типографии посетило типографию №9, в которой на тот момент происходило внедрение нашей программы. Посмотрев программу в работе и услышав положительные отзывы от руководителя типографии №9, было принято решение. Следует отметить, что на тот момент «Полигранд» уже имел неудачный опыт внедрения АСУП на базе 1С, но, тем не менее, они не отказались от идеи автоматизации.

Срок внедрения Print-Expert составил 12 месяцев. Количество сотрудников, имеющих доступ к программе, примерно 40 человек, одновременно работают с программой 10-15 человек.

На текущий момент мы продолжаем совершенствовать систему расчета плановой себестоимости продукции, добавляя новые статьи затрат и уточняя ранее сделанные, исходя из практики применения программы. Сотрудники типографии имеют постоянную связь в режиме онлайн с сотрудниками Print-Expert. Современные технические средства позволяют создать эффект присутствия рядом с пользователем. При внедрении, обучении и сопровождении для связи используется удаленный доступ к серверу типографии и общение по skype. Благодаря этому все вопросы и выявляемые проблемы решаются в кратчайшие сроки.